När ansvar för en aktivitet delegeras, bör tydligt definierade ramar beskriva befogenheterna. Detta är nyckeln till att lyckas med avvikelsebaserad rapportering. Ett klargörande av vad ”grönt” betyder (eng: definition of green) gör att du kan delegera uppgifter så att ”så länge du håller dig inom de här ramarna är det grönt. Misstänker du att du kommer att hamna utanför, ska du kontakta mig.”
En mästare i detaljstyrning
En av de mest kompetenta projektledarna jag har arbetat med hade stenkoll på precis allting. Jag har aldrig senare i livet träffat en människa som kunde ha mer koll på detaljer och outtröttligt, som en spårande jakthund, hitta avvikelser och anomalier i pågående leverans. Hon fick saker att hända, genom att inte lämna någonting som helst åt slumpen. The Devil is in the details, You know.
Men den ledarstilen har en stor brist. Genom att vara detaljstyrande, tar man oavsiktligt på sig ett alldeles för stort ansvar och lämnar inget utrymme för medarbetarna i projektet att ta eget ansvar och egna initiativ. Detaljstyrande ledarskap kväver. Det absolut motsatta, en slags icke-ledarskap, där man helt och till fullo förlitar sig på medarbetarnas egna förmåga är svårt att få effektivt. I alla fall om det är ett nytt sammansatt team eller om projektmedlemmarna inte har en lång erfarenhet av det de ska göra. Hur tar vi oss fram i den här snåriga terrängen?
Ett fundament att stå på
Vi ska bygga vidare på två tidigare blogg-inlägg. I inlägget ”Om planering och omplanering” inför vi tanken att ett projekt kan betraktas som en produkt som kan brytas ner i ett träd av underprodukter. Lägger vi till vikten av att tydligt definiera vad klart betyder, som beskrivet i inlägget ”Vad betyder klart (Definition of Done)”, kan vi koppla hela värdekedjan i projektet till fristående (del-)produkter, var och en med en tydlig definition av vad som ska åstadkommas. Planeringen i projektet rör sedan när och hur vi delegerar arbetspaket, där varje arbetspaket består av en uppgift att producera en eller flera (del-)produkter enligt definitionen av ”klart”.
[dark_box]
Leveransen av ett projekt kan betraktas som en produkt. Produkten ska användas av någon, i syfte att uppnå en önskad nytta. Allt arbete som utförs i projektet, syftar till att färdigställa projektprodukten.
Produkter bryts ner i (del-)produkter. Varje produkt har en produktbeskrivning som tydligt beskriver vad ”klart” betyder i termer av funktion, effektmål, scope och kvalitet.
Arbete delegeras i arbetspaket. Ett arbetspaket består av en eller flera produkter. Storleken på ett arbetspaket är så pass stor att utföraren självständigt kan utföra arbetet, men inte större än att du som projektledare vågar släppa detaljkontrollen.
[/dark_box]
Att leda och styra baserat på avvikelser
Om du, som jag, har ett utpräglat kontrollbehov ska du läsa följande stycke ett par gånger. Om du delegerar en arbetsuppgift, men inte litar på utförarens förmåga att självständigt kunna leverera arbetspaketet, har du delegerat fel uppgift. Om du på allvar tror att utföraren inte kan utföra arbetet utan dina detaljerade instruktioner, har du givit uppgiften till fel person. Genom att ständigt övervaka och peta i detaljerna kväver du initiativförmåga, kreativitet och du förpassar utföraren att ”hugga sten”, i stället för att ”bygga katedraler”. Du behöver jobba med ditt kontrollbehov, som förmodligen bottnar i en oro att misslyckas eller att du har för rigorösa kvalitetskrav. Lösningen är inte mer kontroll utan att etablera ett förtroende mellan dig och den du delegerar till, så att ni har överenskomna avstämningspunkter. Ni behöver en definition av ”klart” och av vad ”grönt” betyder. Du behöver etablera avvikelserapportering.
Basen för en fungerande avvikelserapportering innebär att du talar om vad ”klart” betyder, samt att du talar om vilka ramar uppgiften ska hålla sig inom för att du ska kunna betrakta den som ”grön”. Ramarna kan röra att man kommer hinna klart till en viss deadline, att man ska hålla sig inom vissa kostnadsramar, att kvaliteten inte får avvika för mycket och att funktionaliteten blir den rätta. Kan du tydligt beskriva vad ”grönt” betyder, för varje arbetspaket, samt komma överens med utföraren om att kontakta dig så fort denne ser att arbetet riskerar att röra sig utanför de givna ramarna, så har du byggt ett robust arbetssätt som är effektivt för alla parter. Du delegerar ansvar med befogenheter och din tid som ledare går åt till att lösa upp knutar och hantera avvikelser, istället för att bara kontrollera och följa upp.
Se ramarna – definitionen av ”grönt” – som att köra på en väg. Så länge som föraren håller sig på vägen och inte riskerar att köra i diket, låter du föraren självständigt vara förare. Bara om bilen riskerar att åka i diket ska du agera. Och om föraren, vid ett vägval, inte vet om färden ska fortsätta till höger eller vänster ska du hjälpa till att navigera.
Det handlar om att bygga förtroende
I en industri jag arbetat inom, fanns en märklig kultur där det var ok att inte hinna med att utföra sina uppgifter. Jag som ledare kunde fråga: ”har du förstått vad som ska göras?”. Svaret blev ja. ”Är vi överens om att det ska vara gjort till i morgon?” Svaret blev ja. ”Ser du några problem med att slutföra uppgiften?” Svaret blev nej. Ändå hände det gång på gång att uppgiften inte blev utförd. När jag frågade: ”varför?” blev svaret ”jag hann inte, det kom annat emellan.” Här fungerade uppenbarligen inte delegeringen – jag hade inte lyckats att etablera avvikelserapportering. Som ledare vill du inte höra ”jag hann inte”, utan du vill höra ”det finns en risk att jag inte kommer att hinna”. För då har du chansen att göra något proaktivt: det kanske går att flytta deadline? Det kanske går att minska uppgiften? Eller det kanske går att prioritera bort något annat?
För att etablera avvikelsehanterat ledarskap behöver du vara tydlig med definitionen av ”klart” och definitionen av ”grönt” samt bygga upp ett förtroende och en fungerande kommunikation. Du behöver situationsanpassa ditt ledarskap på tre sätt: 1) genom storleken på arbetspaketet du delegerar. 2) genom detaljeringsgraden av vad ”klart” och ”grönt” betyder samt 3) genom hur tydligt du kommunicerar dina förväntningar på överenskommet arbetssätt.
Storleken på arbetspaket
Om du ger en matematikprofessor uppgiften att summera tio enkla tal, kommer du förmodligen möta en kränkt person som känner sig gravt undervärderad. Om du ger en tioåring uppgiften att avverka en skog, kommer uppgiften knappas att lösas på ett lyckosamt sätt.
Storleken på arbetsuppgifter måste bygga på utförarens kunskap och förmåga. Du behöver delegera ansvar och befogenheter som är i paritet med individens förmåga att lyckas.
Detaljeringsgrad av instruktioner
En av mina stora passioner är matlagning. Jag har i princip lagat mat varje dag i mitt vuxna liv, till vardag och till fest. Jag sätter en stor ära i att behärska kokkonsten och vågar mig på att laga maträtter från världens alla hörn. Jag tycker inte om detaljerade recept. De får mig att känna mig bakbunden och gör att jag inte kan lägga min personliga touch på det jag lagar. Ändå, om jag ska laga någonting nytt brukar jag läsa recepten för att få en grov uppfattning av i vilken ordning saker ska göras, samt för att se vilka råvaror jag kommer att behöva. Däremot följer jag aldrig recepten steg för steg under själva matlagningen. Det är förmodligen därför jag är bra på att laga mat, men är usel på att baka.
Skulle du däremot sätta mig på att göra någonting helt nytt, till exempel snickra ett hus, behöver jag detaljerade instruktioner. Jag har inte kunskapen eller intuitionen för att veta hur konstruktionen ska se ut, vilket material som ska användas eller hur arbetsmomenten ska gå till.
Detaljeringsgraden i vad ”klart” respektive ”grönt” betyder behöver anpassas till förutsättningarna hos utföraren av arbetspaketet, så att ramar och målbild blir tydliga, men inte kvävande.
Mottagaranpassad kommunikation
Jag ledde en gång ett internationellt projektteam där den ansvarige för att förstå och dokumentera kraven kom från en annan världsdel och därigenom från en helt annan affärskultur. Vi satt i två veckor med fullspäckade workshops tillsammans med den mottagande organisationens chefer och gick igenom processer, legala krav och funktionalitet i det IT-system som skulle införas. En bit in i kravarbetet upptäckte vi att systemet i flera fall inte kunde möta kraven, trots att vi hade markerat kraven som gröna. Det visade sig att den kravansvariga, på grund av kulturella skäl, inte kände sig bemyndigad att ifrågasätta de höga chefer som deltog i workshoparna. Det var fult att gå emot auktoritet. Trots att rätt personer samarbetade och att de inblandade personerna hade hög kunskap och motivation, fungerade inte kommunikationen.
Det är så lätt att falla i fällan att andra uppfattar tillvaron som du själv gör. Tänk på att effektiv kommunikation alltid sker på mottagarens villkor. Ofta behövs kommunikation i flera parallella kanaler, såväl muntligt som skriftligt. Och underskatta inte bilder. Det är inte för intet man säger att en bild säger mer än tusen ord. Och låt kommunikation ta den tid den behöver.
Så, hur definierar man ”grönt”?
[dark_box]
Här är en enkel checklista
- Produkterna i arbetspaketet är tydligt beskrivna, att det finns en tydlig defintion av ”klart”.
- Storleken på arbetspaketet är anpassad till utförarens kunskap och erfarenhet
- Ramar för scope: vad måste vara på plats? Vad kan vara på plats? Hur ser prioritetsordning ut?
- Ramar för tid: när är det vettigt att arbetet tidigast är klart och när behöver det senast vara klart?
- Ramar för kostnader: vilka resurser får förbrukas i form av material, inköp, tidsåtgång etc.
- Ramar för kvalitet: Vilket kvalitetsspann är acceptabelt för produkterna?
- Ramar för risk: Vilka risker är acceptabla för genomförandet av arbetspaketet?
- Det är överenskommet med utföraren hur och när avvikelser ska rapporteras
- Storleken på arbetspaketet är anpassad till projektledarens behov av uppföljning och kontroll
[/dark_box]
Vad tycker du om det här? Kom gärna med synpunkter i ett mail!
Skrivet av: Björn Tångeberg, En Riktig Hävert AB
(C)opyright 2021, En Riktig Hävert AB