Om planering och omplanering

Mycket av planering och omplanering i ett projekt kan göras effektivare genom att ha rätt planeringshorisont, se på projektet som ett träd av produkter/byggstenar samt att planera projektet i etapper.

Som en gud i mitt eget universum

Första gången jag var projektledare, jag var nog inte mer än 20 år fyllda, planerade jag ett projekt med Microsoft Project. Jag var jag nästan berusad av känslan av kontroll. Jag planerade ombyggnad av ett datornätverk på ett kontor: ett antal PC skulle uppgraderas med mer minne och hårddisk samt att några nätverkskablar skulle dras om. Jag har för mig att det skulle installeras en skrivare också. Jag bröt ner aktiviteterna till minsta detalj, satte tidsestimat och definierade beroenden. Inget skulle lämnas åt slumpen. Efter många timmar hade jag ett Gantt-schema som täckte väggen på mitt kontor, ihopsatt av sammanfogade A4-utskrifter, 8 gånger 5 stycken. Timmen hade blivit sen, alla på kontoret hade gått hem, men jag stod stolt och betraktade mitt verk.

Jag var gud i mitt eget universum: jag hade planerat projektet själv och var den enda utförande resursen. Graden av förberedelse var nitisk. Några kollegor låtsades vara imponerade vid morgonfikat dagen därpå. Någon kom med det uppmuntrande tillropet: ”bra planering”. Sen fanns där även en sån där krass och rationell typ (som brukar finnas i alla grupper) som kyligt konstaterade: ”Behövs verkligen så där mycket papper för att fixa till våra datorer på kontoret?” Jag lät svarande kommentar bero, men tänkte i mitt stilla sinne: ”Vänta du bara. Du ska få se på planernas plan in action.” Kaffekoppen dracks upp. En sista avkopplande cigarett, och så skred jag till verket.

Redan efter första timmen kollapsade planen. Det var något löjligt litet jag hade förbisett, som tvingade mig att göra saker i en annan ordning än jag hade planerat. Nåväl; inte svårare än att uppdatera planen, göra små justeringar och så skriva ut de pappersark som hade ändrats. Vilket visade sig vara allihopa. Planen försköt aktiviteterna över pappersgränserna så det var bara att skriva ut hela väggen på nytt. Efter ytterligare någon timme insåg jag att jag tvungen att överge min fina projektplan helt.

Henry Gantt (källa: Wikipedia)

Jag slutförde helt enkelt uppgifterna och lyckades med projektet, trots (men inte tack vare) min plan. Efter det tog det rätt många år innan jag ville ta i Microsoft Project igen, och ska jag vara helt ärlig är jag fortfarande, vid femtio års ålder, fortfarande väldigt tveksam till att använda Gantt-scheman i projektplanering.

Ha rätt planeringshorisont

Det är lätt att såväl överplanera som underplanera projekt. I ett överplanerat projekt, som i min anekdot ovan, är planen för rigorös och lämnar inte något spelrum för oförutsägbara händelser. I bästa fall, om nu planen mot förmodan skulle fungera, har du ändå kastat bort för mycket tid och energi på planering. Tid som skulle kanske kunnat användas på ett bättre sätt för att skapa nytta. I ett underplanerat projekt är planen dålig eller saknas helt. Här kan man bara förlita sig på utförarnas förmåga att helt självständigt lösa problemen. Inget av dessa är särdeles lyckosamma vägar att gå. Och i inget av dessa scenarion kan det finnas särskilt stort förtroende för projektledaren, eller hur? Men hjälp! Hur ska man då tänka?

Se projektet som ett träd av produkter

Jag gillar att se på ett projekt som om det vore en produkt. En produkt är något fysiskt, något färdigt, något… användbart. Att se projektet som en produkt får mig att fokusera på projektets resultat snarare än aktiviteterna på vägen dit. Projektprodukten blir då något konkret som någon ska ta emot, någon ska använda i syfte att uppnå någonting. Alltså tätt kopplat till nyttan, projektets effektmål, ja själva syftet med projektet.

Projektprodukten i mitt nätverksprojekt kanske kunde ha beskrivits som en uppgraderad kontorsinfrastruktur som gör kontorsarbetet smidigare och gör det möjligt att installera nästa version av Windows: Ett framtidssäkrat nätverk.

En produkt kan i sin tur brytas ner i komponenter, byggstenar som i sin tur är egna produkter. En bil består av ett chassi, en motor, dörrar, styrning, säten, lack, en instruktionsbok osv. Varje byggsten kan ses som en fristående produkt, som i sin tur kan brytas ner i sina komponenter. Genom att se på projektet som ett träd av produkter, där det är tydligt beskrivet för varje delprodukt vad klart betyder, skapar du en ryggrad för projektets planering. (Vill du läsa mer, se detta blogginlägg: ”Definition of done / Vad betyder klart?)

Jag hade kunna brutit ner mitt första projekt i enkla produkter, exempelvis: uppgraderade datorer, installerat nätverk och ny skrivare. Produkten ”uppgraderade datorer” hade jag kunnat bryta ner ytterligare i underprodukter, exempelvis Fias dator, Bosses dator, Matz dator och SQL-servern osv.

Planera i etapper

Det första steget i att planera tidslinjen i ett projekt bör vara att dela in projektet i etapper. Varje etapp ska ge mening för mottagaren av projektet, ge ett tydligt värde. En etapp kan enkelt beskrivas som leveransen av en samling produkter, enligt tankegångarna ovan.

Låt oss säga att vi ska bygga ett hus. Den första etappen vara markarbete, nästa etapp vara gjutning av grund, därefter resa ytterväggar och tak och så vidare. Varje etapp kan tydligt beskrivas med en definition av klart betyder . Att planera i etapper gör att det kan finnas planer på olika nivåer, det är bara innevarande etapp som behöver ha en mer detaljerad planering. Visst måste man tänka på hur väggarna ska resas när man gjuter grunden, men det kanske inte är så väsentligt att veta exakt vilken dag det behöver komma en kranbil för att lyfta upp takstolarna än. Det finns alltid behov av omplanering i ett projekt, därför är det bra att bara ha en grov planering för framtida etapper. När man närmar sig etappen kan dess detaljer planeras utifrån förutsättningarna som råder just då.

I mitt exempelprojekt kanske man kunde dela in det i två etapper: förberedelser (när vi skaffar allt material) och installation (när vi utför den fysiska förändringen).

Delegera i arbetspaket

Det arbete du som projektledare delegerar till dina projektmedlemmar kallas arbetspaket. Ett arbetspaket är helt enkelt en eller flera produkter som hänger ihop och lämpar sig för att delegeras i klump. Storleken på ett arbetspaket ska vara så stor så att den som utför arbetet inte känner sig detaljstyrd (då har du överplanerat) men inte större än att du vågar delegera ansvaret (annars har du underplanerat). Arbetspaketet ska innehålla en tydlig definition av vad klart betyder samt ramarna som utföraren ska hålla sig inom (exempelvis tid, mått, material, kostnader eller vad som är relevant för just det arbetspaketet). Arbetspaketet blir som ett kontrakt mellan dig som projektledare och utföraren/utförarna.

I mitt exempelprojekt skulle det till exempel kunna finnas arbetespaketen ”beställ hårddiskar och minne”, ”installera skrivaren”, ”dra nätverkskabel” samt ”uppgradera, testa och driftsätt PC”.

Bra projektledning är uppåt väggarna

Instinkten jag hade i början av min karriär som projektledare, att vilja visualisera projektet, var helt rätt. Det är alltid bra att kommunicera och göra projektet synligt och närvarande. Men istället för att sätta upp ett Gantt-schema (eller någon annan form av tidsschema) föreslår jag att du sätter upp en bild av den trädstruktur av produkter som bygger upp ditt projekt. Visst, projektträdet kanske också behöver uppdateras, under resans gång kan det uppstå behov av ytterligare produkter eller ytterligare nedbrytning, men du kommer bli förvånad över hur väl den kommer att stämma genom hela ditt projekt.

Som det borde ha sett ut 🙂

Sammanfattning

Teorin bakom detta sätt att arbeta på kommer från projektmetodiken Prince2.

Att tänka på projektet som ett träd av produkter får dig att fokusera på nytta, funktion, kvalitetsaspekter och beroenden innan du tänker på aktiviteter, resurser och tidsåtgång. Du börjar planera vad och varför före hur, vem och när.

  • Ett projekt är en produkt, som bryts ner i byggstenar/(del-)produkter
  • Varje (del-)produkt ska ha en tydlig definition av vad klart betyder
  • Projektet delas in i etapper, där bara en etapp i taget detaljplaneras
  • Delegera (del-)produkter i arbetspaket

Planeringsnivåer i ett projekt
1. Projektplanen (den grova planen över alla etapper i ett projekt)
2. Respektive etapps plan (en plan för hur etappens produkter ska levereras)
3. Arbetspaket (planen för hur ett eller flera produkter ska levereras)

Känner du igen dig? Tycker du att inlägget var relevant? Maila mig gärna.

Skrivet av: Björn Tångeberg, En Riktig Hävert AB
(C)opyright 2021, En Riktig Hävert AB