Alla inlägg med etiketten “Delegering

Vad betyder klart?

Ett centralt problem för att hålla koll på status av aktiviteter är något så banalt som att man ofta har olika uppfattning om vad ”klart” betyder (eng: definition of done). Genom att vara tydlig med att specificera vad ”klart” verkligen betyder, kan många missuppfattningar och fel undvikas.

Hur svårt kan det vara att göra en gunga?

Du kanske har sett den gamla skämtteckningen som har stor spridning i ledarskapslitteratur, över hur beställningen av en gunga i ett träd kan misstolkas och missuppfattas. Visst har den en humoristiskt träffsäker igenkänningsfaktor? Vi har nog alla varit med om någonting liknande i projektsammanhang.

Bilden är hämtad från businessballs.com

Vad som är lite deprimerande är att bilden har varit med sedan 1970-talet, kanske är den ännu äldre. Och vi begår fortfarande den här sortens fel. På daglig basis.

Det här handlar givetvis om att förstå beställarens och användarnas krav och behov och säkerställa att varje led i ett projekt verkligen skapar nytta för mottagaren av projektet. Det gäller att tänka i värdeflöde – vad är slutprodukten som ska åstadkommas? Genom att förstå hur någonting ska användas och varför – vad de sökta effektmålen är – minskar man risken att någonting tas fram som inte är den rätta lösningen på det ursprungliga problemet.

Men det finns mer i den här djupa brunnen att ösa ur. Ofta finns det också olika perspektiv beroende av vilken del av värdekedjan man tillhör. För någon som är utförare av en uppgift betyder ”klart” oftast att ”mina” arbetsuppgifter är slutförd. Men för en användare betyder det att det ska vara användbart. Det innebär också att det som levereras ska vara testat, driftsatt och överlämnat. Men det finns också andra roller och perspektiv. För en beställare, till exempel, betyder nog ”klart” dessutom att arbetet är dokumenterat, att det har överlämnats till de som ska drifta och att det är korrekt avrapporterat.

Nyckeln till effektivt ledarskap

Genom att i en organisation bli bra på att definiera och följa definitionen av ”klart”, i stort och smått, ökas effektiviteten och risken minskas för onödigt arbete. Att delegera tydliga uppgifter ökar den enskilda medarbetarens möjlighet till självständighet och minskar behovet av detaljstyrande ledarskap. En tydlig definition av vad som förväntas blir som ett kontrakt mellan den som delegerar och den som uppgiften delegerats till.

Givetvis räcker det inte att bara definiera ”klart” på pappret. Du måste även kommunicera och säkerställa att den du delegerar till verkligen har förstått uppgiften. Mänsklig kommunikation sker alltid på mottagarens villkor. Därför är det viktigt att du stämmer av att du och den som ska utföra uppgiften har samma bild av vad ”klart” betyder.

Till sist: en checklista och en minnesregel

Som ledare är det en av de viktigaste uppgifterna att var tydlig med vad en uppgift innebär, att säkerställa vad ”klart” betyder.

Checklista
1) Har jag tydligt beskrivit hur det som levereras ska användas? (Funktion)
2) Har jag tydligt beskrivit syftet, vad beställaren vill uppnå? (Effektmål)
3) Har jag tydligt beskrivit vad arbetspaketet innehåller? (Scope)
4) Har jag tydligt beskrivit vad ”användbart” betyder? (Kvalitetskrav)

Minnesregel
Om du inte tydligt har kommunicerat uppgiften, blir det bara FESK av alltihop!
(F)funktion, (E)ffektmål, (S)cope, (K)valitetskrav

Kvalitetssäkring
Låt den du delegerat till få berätta för dig hur uppgiften uppfattats: Varför är uppgiften viktig? Hur ska mottagaren använda den? Vad ska utföras? Vilka är kvalitetskraven? Ibland kanske du även ska ställa frågan hur den som ska utföra uppgiften tänker att utförandet ska ske.

Tycker du att detta var relevant? Skriv mig gärna ett e-mail med dina synpunkter!

Skrivet av: Björn Tångeberg, En Riktig Hävert AB
(C)opyright 2021, En Riktig Hävert AB